Team, Profil und Datenschutz

Dieses Kapitel erklärt, wer im Portal mitarbeitet, welche Stammdaten wir von Ihnen führen, wie Sie Ihre Daten exportieren oder löschen lassen und wo Ihre Verträge liegen. Am Ende finden Sie den Assistenten und die Projekte. Das Team verwalten Inhaber und Manager, Profil und Datenschutz stehen fast allen Rollen offen.

Team

Unter „Team“ sehen Inhaber und Manager alle Mitglieder mit „E-Mail“, „Name“, „Rolle“ und „Status“.

Mitglied einladen

hinweis

Einladungen stehen zur Verfügung, sofern sie für Ihr Konto freigeschaltet sind. Sonst fehlt der Button „Mitglied einladen“, und wir legen neue Zugänge für Sie an.

1. Klicken Sie auf „Mitglied einladen“.
2. Tragen Sie die „E-Mail-Adresse“ ein.
3. Wählen Sie die „Rolle“. Der Inhaber kann Manager, Finanzen, Betrachter und Content-Freigabe einladen, ein Manager nur Finanzen und Betrachter.
4. Klicken Sie auf „Einladung senden“.

Die eingeladene Person erhält eine Mail mit dem Betreff „Einladung zum Customer-Portal“ und einem Login-Link. Er ist wie jeder Login-Link 30 Minuten gültig. Danach fordert sie auf der Anmeldeseite einen neuen an. Pro Kundenkonto sind höchstens 10 Einladungen gleichzeitig offen. Was die Rollen dürfen, steht auf der Startseite dieser Hilfe.

Rollen ändern und Mitglieder entfernen

Nur der Inhaber ändert Rollen. In der Spalte „Rolle“ wählt er die neue Rolle aus, auch Inhaber. Mit dem Symbol „Entfernen“ widerruft er einen Zugang oder eine offene Einladung. Den letzten Inhaber kann niemand entfernen oder herabstufen, damit das Konto immer einen Inhaber hat.

Mit „Audit-Log anzeigen“ sieht der Inhaber jede Einladung und Rollenänderung mit „Datum“, „Aktion“, „Ziel“, „Alte Rolle“, „Neue Rolle“ und „Ausgeführt von“.

Profil

Unter „Profil“ steht „Mein Profil“ mit Ihren Stammdaten.

Steuer-Status

Unter „Steuer-Status“ wählen Sie „Privatkunde“ oder „Geschäftskunde“. Als Geschäftskunde tragen Sie Ihre „USt-IdNr.“ ein, zum Beispiel DE123456789, und klicken auf „Steuer-Status speichern“. Wir prüfen die Nummer sofort im EU-System VIES. Ist VIES gerade nicht erreichbar, holt unser Team die Prüfung nach. Privatkunden sehen Preise brutto inklusive Mehrwertsteuer, Geschäftskunden mit geprüfter USt-IdNr. netto zuzüglich Mehrwertsteuer.

Stammdaten ändern

Für Anrede, Name, Firma, Telefon und Rechnungsadresse stellen Sie eine Änderungsanfrage, die unser Team prüft und übernimmt.

1. Ändern Sie die Felder unter „Stammdaten“, „Kontakt“ oder „Rechnungsadresse“.
2. Schreiben Sie bei Bedarf eine „Notiz an Ihren Berater“. Bitte keine Bankverbindungen oder Passwörter.
3. Klicken Sie auf „Änderungsanfrage senden“.

Bis zur Übernahme zeigt das Profil „Offene Änderungsanfrage“. Innerhalb von 24 Stunden können Sie höchstens 5 Änderungsanfragen senden. Ihre E-Mail-Adresse ist nicht änderbar. Eine neue Adresse erbitten Sie über das Notiz-Feld.

Unter „Verbundene Logins“ verbinden Sie Google oder Microsoft, siehe Anmelden mit Google oder Microsoft. Mit „Abmelden“ beenden Sie Ihre Sitzung. Webmaster und Content-Freigabe sehen ihr Profil nur an und verbinden dort Logins.

Datenschutz

Unter „Datenschutz“ sehen Sie, welche Stammdaten wir zu Ihrem Konto speichern, und alle Ihre Anfragen unter „Meine DSGVO-Anfragen“.

Daten exportieren

Mit „Meine Daten exportieren (ZIP)“ im Profil laden Sie eine Kopie Ihrer gespeicherten Daten als ZIP-Datei herunter. Das geht höchstens einmal in 24 Stunden. Alle Exporte und Löschanträge listet „Meine DSGVO-Anfragen ansehen“.

Löschung beantragen

warnung

Eine Löschung anonymisiert Ihre Stammdaten unwiderruflich in allen verbundenen Systemen und kann Vertragsbeziehungen beenden. Ein laufender Vertrag wird dadurch nicht automatisch gekündigt. Rechnungsdaten bleiben aus gesetzlichen Gründen 10 Jahre gespeichert, aber pseudonymisiert.

1. Öffnen Sie „Datenschutz“ und scrollen Sie zu „Neue Lösch-Anfrage stellen“.
2. Tragen Sie bei Bedarf einen „Grund (optional)“ ein und setzen Sie den Pflicht-Haken.
3. Klicken Sie auf „Lösch-Anfrage stellen“.
4. Sie erhalten die Mail „Bitte bestätigen Sie Ihre DSGVO-Löschanfrage“. Der Link darin ist 72 Stunden gültig.
5. Der Link öffnet die Seite „Löschanfrage bestätigen“. Klicken Sie dort auf „Löschanfrage bestätigen“.
6. Danach prüfen wir Ihre Anfrage. Solange sie nicht abschließend bearbeitet ist, nehmen Sie sie mit „Anfrage zurückziehen“ zurück.

Verträge und Onboarding

Unter „Verträge“ steht „Meine Verträge“. Je Vertragsart sehen Sie die aktuelle Fassung mit Version, Annahmedatum und PDF, darunter die Versionshistorie. Ihre eigene IP-Adresse sehen Sie im Klartext, die anderer Teammitglieder nur als Pseudonym. Redaktionelle Änderungen werden wirksam, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen schriftlich widersprechen. Wesentliche Änderungen nehmen Sie mit „Neu akzeptieren“ erneut an.

Bevor Sie das Portal voll nutzen, führt Sie das Onboarding durch diese Schritte: Stammdaten, AGB, Datenschutz, NDA und AVV. Werden Sie über einen unserer Partner betreut, kommt eine Sub-AVV dazu. Bis das Onboarding abgeschlossen ist, zeigt das Portal die Seite „Onboarding erforderlich“. Ist nicht der Inhaber angemeldet, steht dort „Der Kontoinhaber muss das Onboarding abschließen“. Fehlen Angaben, die wir prüfen müssen, hilft „Support kontaktieren“.

Assistent

Sofern für Ihr Konto freigeschaltet, steht im Menü „Assistent“. Dort stellen Sie einem KI-Assistenten Fragen zu Ihren Rechnungen, Domains und Projekten, etwa „Welche Rechnungen sind noch offen?“. Mit „Neue Unterhaltung“ beginnen Sie neu, Ihre Frage schreiben Sie in das Eingabefeld und klicken „Senden“.

Der Assistent sieht nur Ihre eigenen Daten und liest nur. Er kann nichts ändern, bestellen oder kündigen, und seine Antworten können Fehler enthalten. Verbindliche Auskünfte gibt unser Support. Bei sehr vielen Fragen kurz hintereinander bremst der Assistent kurz ab.

Projekte

Sofern für Ihr Konto freigeschaltet, zeigt „Projekte“ unter „Meine Projekte“ Ihre laufenden Projekte mit Fortschritt und offenen Freigaben. Die Detailseite hat die Reiter „Aufgaben“ und „Docs“. Zu jeder Aufgabe schreiben Sie mit „Kommentar senden“ an unser Team. Steht bei einer Aufgabe „Diese Aufgabe ist fertig zur Freigabe“, bestätigen Sie sie mit „Freigeben“.

Sofern für Ihr Konto freigeschaltet, steht im Menü ein zweiter Punkt „Projekte“, in dem Inhaber und Manager neue Projekte anlegen und das Briefing ausfüllen.